Het transport van autowrakken ging – dankzij de papieren begeleidingsbrief – tot voor kort gepaard met een grote administratieve last. Voor twee shredder- en veertien autodemontagebedrijven zijn, dankzij de elektronische begeleidingsbrief, deze administratieve handelingen grotendeels verleden tijd.
Eind 2016 is ARN met het project ‘Elektronische begeleidingsbrief’ gestart. Projectleider ARN Barend Ubbink: “Er bleek behoefte om het administratieve proces rondom het afvoeren van wrakken te digitaliseren.” Elk wrakkentransport van een autodemontagebedrijf naar de eindlocatie (meestal een shredderbedrijf) werd tot voor kort vergezeld door een papieren begeleidingsbrief. Het autodemontagebedrijf en de chauffeur die de wrakken vervoert, vulden het aantal autowrakken in, waarna de brief ondertekend meeging met de chauffeur. Bij aankomst bij het shredderbedrijf werd het transport gewogen en werden de gegevens van de weegbon en begeleidingsbrief overgenomen in ARN-Extranet. Een doordruk van de begeleidingsbrief en de weegbon gingen vervolgens retour naar het autodemontagebedrijf, waar de gegevens ingevoerd werden in Mijn-ARN. Tot slot werd een kopie van de begeleidingsbrief door het autodemontagebedrijf per post naar ARN verstuurd.
Voordelen online versus papier
Het werken met de nieuwe elektronische begeleidingsbrief heeft een aantal voordelen ten opzichte van de reguliere papieren variant. Het gaat sneller en makkelijker, is duurzamer, scheelt werk voor alle betrokkenen en de kans op het maken van foutieve registraties wordt kleiner. Barend: “Bij met de hand ingevulde exemplaren bestaat altijd de kans dat het document kwijtraakt dan wel niet goed leesbaar is. Doordat in de elektronische begeleidingsbrief veel gegevens standaard zijn ingevuld is het nu een kwestie van een aantal kliks en de brief en weegbon kunnen digitaal worden verstuurd.” Naast minder handelingen bij het invullen, scheelt het ook dat de begeleidingsbrief en weegbon niet meer per post hoeven te worden verstuurd. De informatie is nu direct voor alle partijen beschikbaar. “Al met al veel minder administratieve rompslomp.”
“Al met al veel minder administratieve rompslomp”
Van voorbereiding tot implementatie
Aan de livegang op 15 oktober 2020 is een lange voorbereiding voorafgegaan. Barend: “De eerste pilots startten eind 2016. Toen deze succesvol bleken, gingen we in 2017 over op de implementatie van de elektronische begeleidingsbrief.” Vooral de keuze voor een partij die het systeem ging bouwen, heeft veel tijd in beslag genomen Uiteindelijk is gekozen om de applicatie te laten ontwikkelen door Webuildapps. Deze partij heeft ervaring met het opzetten van een soortgelijke applicatie voor RecyBEM, de uitvoeringsorganisatie van Besluit beheer autobanden (Bba).” Voor ARN is het belangrijk dat naast de reguliere informatie ook het aantal wrakken wordt geregistreerd.
Perfecte timing
De elektronische begeleidingsbrief had op geen beter moment geïntroduceerd kunnen worden. “Nu we allemaal door de coronamaatregelen zo veel mogelijk fysiek contact met anderen moeten vermijden, is het een groot voordeel dat je dankzij de elektronische begeleidingsbrief geen papierwerk aan de chauffeur hoeft te overhandigen. Zo kun je te allen tijde op gepaste afstand blijven.” Dat het uiteindelijk drie jaar heeft geduurd voordat het systeem uitgerold kon worden, kwam onder meer door een aantal tegenslagen en het uitbreken van de coronapandemie.
“De elektronische begeleidingsbrief had op geen beter moment geïntroduceerd kunnen worden”
‘Gebruiksvriendelijkheid is belangrijk’
Om te voorkomen dat de door ARN bedachte oplossing in de praktijk niet werkt, heeft Barend al vroeg in het proces een aantal mensen van HKS Metals betrokken bij de ontwikkeling van de elektronische begeleidingsbrief. Onder meer manager IT Maarten van der Linden en medewerker logistiek HKS Moerdijk Peter Uijterlinde. De laatste maakt de planningen voor de chauffeurs die op de wrakkenauto’s rijden. De chauffeurs halen de wrakken op bij de autodemontagebedrijven en brengen ze naar de eindlocaties. Peter: “Wat voor ons belangrijk is, is dat het systeem gebruiksvriendelijk is voor onze klanten, onze chauffeurs en onze weegbrugmedewerkers. Daar hebben we dus goed op gelet. Doordat alles digitaal is, scheelt dat veel werk. Je was toch altijd papieren aan het opzoeken en dingen aan het nakijken. Nu is het slechts een kwestie van de vrachtbrief in het systeem invoeren, waarna deze op de telefoon van de chauffeur zichtbaar wordt. De chauffeur vult onder andere het aantal wrakken en daarbinnen het aandeel van ARN, aantal wrakken met motor en het geschatte gewicht in. Of er nog iets beter kan? Voor nu is het wat mij betreft perfect! Ook de reacties die ik van mijn chauffeurs krijg, zijn heel positief.”
“Wat voor ons belangrijk is, is dat het systeem gebruiksvriendelijk is voor onze klanten, onze chauffeurs en onze weegbrugmedewerkers”
‘Het was even wennen, maar ik vind het nu prettig werken’
Chauffeur Albert Nobel van HKS: “De overgang van papier naar digitaal was voor mij even wennen. Zo moet je voor elke begeleidingsbrief het nummer onthouden, maar inmiddels vind ik het prettig werken. Ik vind het mooi dat ik in de pilotfase al verbeterpunten kon doorgeven, waar ook echt naar geluisterd is. Of ik nog wensen heb? Het zou fijn zijn als er minder tabbladen openen als ik de elektronische begeleidingsbrief invul en dat het uiteindelijk een app wordt op mijn telefoon in plaats van een snelkoppeling.”
Eindlocatie is leidend
Op dit moment is Barend aan het uitzoeken hoe de elektronische begeleidingsbrief verder in de markt uitgerold kan worden. “Momenteel doen twee shredder- en veertien autodemontagebedrijven mee, die allemaal enthousiast zijn. Eind 2021 hoop ik te kunnen vertellen dat in ieder geval alle ARN erkende shredderbedrijven in Nederland zijn overgestapt.” Dat de locatie van bestemming, zoals het shredderbedrijf, werkt met de elektronische begeleidingsbrief is een voorwaarde voor het leverende autodemontagebedrijf om ook mee te kunnen gaan. “Als deze nog niet meedoet, houd je als demontagebedrijf voorlopig nog de papieren brief.”
Kent u ARN al?
